28.12.2015 09:28
Новости.
Просмотров всего: 6609; сегодня: 4.

Аэропорт Горного Алтая автоматизировал документооборот на СЭД «ДЕЛО»

Аэропорт Горного Алтая автоматизировал документооборот на СЭД «ДЕЛО»

В декабре текущего года компания «КС – Консалтинг», партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, завершила внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск». В настоящее время в СЭД работают все подразделения, а также руководство организации.

В организационном плане ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» – это администрация и специализированные подразделения, расположенные в нескольких корпусах, разбросанных по довольно значительной территории. До внедрения системы электронного документооборота регистрация всех документов велась в бумажных журналах. Контроль исполнения также не был автоматизирован – он велся в «ручном» режиме (документы, которые нужно было исполнить к конкретной дате, формировались в отдельную рабочую папку). Если документ касался нескольких подразделений, то он ксерокопировался в необходимом количестве экземпляров. Учитывая разбросанность корпусов организации по территории, документы поступали в подразделения не всегда оперативно. По этой же причине значительное время занимало согласование проектов договоров, приказов и др.

Чтобы устранить эти проблемы и наладить документационное взаимодействие между подразделениями на должном уровне, руководство ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. СЭД должна была решить следующие задачи:

- обеспечить технологическую возможность для ведения электронной базы входящих, исходящих и внутренних документов и их поиска по реквизитам;

- организовать в единой системе движение электронных копий документов, в том числе их оперативную передачу исполнителям;

- уменьшить затраты на копирование документов и количество рассылаемых копий;

- сделать процесс исполнения документов прозрачным на всех его этапах. Требовалось отражать в регистрационной карточке сведения об исполнителях, а также прикреплять к РК или связывать с ней файлы и документы, которые создавались в процессе исполнения (проект ответа, итоговый ответ, другие документы, связанные с исполняемым);

- ускорить согласование проектов документов (при этом больше всего в ускорении нуждались процессы согласования договоров).

Функционал СЭД «ДЕЛО», выбранной заказчиком для внедрения, позволял решить все эти задачи. Эта система ранее уже внедрялась в аналогичных организациях – аэропортах России и других стран СНГ.

ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приобрел, кроме пользовательских лицензий «толстого» клиента, рабочие места подсистемы «ДЕЛО-Web». Также были приобретены лицензии на приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг»), опции «Сканирование» и «Электронная подпись и шифрование». Специалисты «КС-Консалтинг» установили систему на сервер и рабочие места, подключили опции, дополняющие функционал СЭД, настроили базовые процессы документооборота и контроля исполнения документов. После установки и настройки программного обеспечения специалисты «КС-Консалтинг» обучили в малых группах основным операциям работы в СЭД всех пользователей и подготовили системного технолога из числа работников ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск».

В настоящее время автоматизированы следующие процессы документооборота:

- ведется регистрация в СЭД входящих писем, телеграмм, исходящих документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов (приказы по основной деятельности, распоряжения), договоров;

- для исходящих документов и договоров предусмотрена возможность создания их проектов в электронном виде с последующим согласованием в контуре СЭД «ДЕЛО» (в безбумажном варианте);

- средствами СЭД «ДЕЛО» налажен контроль исполнения. При этом руководитель организации лично работает в СЭД – вводит резолюции в регистрационные карточки документов, а по наиболее важным выполняет функции контролера;

- приложение «Мониторинг документов» информирует пользователей о наступивших и приближающихся событиях в системе без запуска СЭД «ДЕЛО»: о поступлении новых документов и поручений, приближении контрольных сроков и т.д.;

- все входящие документы переводятся в электронный вид путем их сканирования с прикреплением электронного образа документа к РК.

Таким образом, в настоящее время в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» все базовые процессы документооборота автоматизированы, а к СЭД «ДЕЛО» подключены все подразделения организации. В дальнейшем документооборот будет развиваться через увеличение количества пользователей СЭД, приобретение дополнительных опций и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В частности, рассматривается возможность организации обмена документами и РК по каналам электронной почты с органами власти Республики Алтай, также использующими систему «ДЕЛО».

Напомним, что в Республике Алтай СЭД «ДЕЛО» развернута в органах власти, местного самоуправления, судебных органах, образовательных организациях и многих других структурах. В частности, в СЭД «ДЕЛО» работают Правительство Республики, региональные министерства и ведомства, муниципальные администрации городов и районов.


Ньюсмейкер: Электронные Офисные Системы — 1311 публикаций
Поделиться:

Интересно:

Выставка к 220-летию Михаила Глинки проходит в Риме и Берлине
29.03.2024 17:02 Мероприятия
Выставка к 220-летию Михаила Глинки проходит в Риме и Берлине
В Русском доме в Риме открылась выставка Российского национального музея музыки, приуроченная к 220-летию со дня рождения Михаила Глинки (1804-1857). Великий композитор считается основоположником русской национальной оперы, его творчество было тесно связано с Италией: он прожил на полуострове с...
5 проблем с автомобилем, которые можно решить без посещения СТО
29.03.2024 14:42 Консультации
5 проблем с автомобилем, которые можно решить без посещения СТО
Современный автомобиль является сложным механизмом, требующим регулярного технического обслуживания и ремонта. Однако, не всегда необходимо обращаться к специалистам на станцию технического обслуживания для решения возникающих проблем. В этой статье эксперт Компании ЛАТ расскажет про несколько...
В Москве представили книгу о юных защитниках Родины времен ВОВ
29.03.2024 11:42 Новости
В Москве представили книгу о юных защитниках Родины времен ВОВ
В Музее военной формы Российского военно-исторического общества состоялась презентация книги «Юные защитники Родины. Память о вас никогда не умрет». В мероприятии приняли участие: Советник Председателя Российского военно-исторического общества Ростислав Мединский, заместитель начальника...
Как законно снизить налоговую нагрузку
28.03.2024 17:56 Консультации
Как законно снизить налоговую нагрузку
Предприниматели имеют право и законную возможность уменьшать налоги. Одна из самых очевидных мер – подбор оптимального налогового режима. Так, многим предпринимателям доступна упрощенная система налогообложения (УСН) с простой и понятной формой отчетности, ставкой до 6 или 15% в зависимости от...
О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
28.03.2024 12:18 Аналитика
О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
В преддверии II Всероссийского конкурса юного художника «Место в России, где я мечтаю побывать», который стартует 1 апреля 2024 года, эксперты Национального туроператора Алеан рассказали, куда хотели поехать дети, исходя из анализа работ прошлого года. Дети в возрасте от 6 до 15 лет поделились...